Qui rédige le cahier des charges, quand, et combien de pages

Qui rédige, quand, et sur quelle longueur

Le cahier des charges se rédige du côté de celui qui commande le projet : le porteur du besoin lui-même, ou un AMOA, ou un consultant extérieur mandaté pour tenir la plume à sa place. Il s'écrit une fois le cadrage terminé et avant de consulter les prestataires. Sa longueur suit l'ampleur du projet : sur mes dossiers, une dizaine de pages suffisent pour un site vitrine, quand une application métier en demande plusieurs dizaines.

Ces trois questions arrivent presque toujours ensemble, et elles se répondent ensemble. Qui écrit détermine ce que le document contient. Le moment où on l'écrit détermine ce qu'on est capable d'y mettre. Et la longueur découle des deux : un document rédigé trop tôt par quelqu'un qui ne connaît pas le métier gonfle de précautions inutiles, un document rédigé au bon moment par la bonne personne tient dans un volume raisonnable. Si vous cherchez d'abord la méthode d'écriture, elle est détaillée dans mon guide sur la façon de rédiger un cahier des charges de projet web.

Qui tient la plume, selon votre configuration

Quatre configurations couvrent la quasi-totalité des cas : le porteur de projet écrit seul, un AMOA rédige à ses côtés, un consultant extérieur est mandaté pour le faire, ou le prestataire pressenti s'en charge. Les trois premières tiennent. La quatrième demande à celui qui sera payé pour réaliser de définir lui-même ce qu'il aura à faire.

Dans tous les cas, la responsabilité du besoin exprimé reste chez le donneur d'ordre, quelle que soit la main qui tape le texte. C'est le partage classique entre maîtrise d'ouvrage, maîtrise d'œuvre et AMOA : la MOA porte le besoin, la MOE le réalise, et l'AMOA aide la première à s'exprimer.

Le porteur de projet, quand le besoin est déjà net

C'est la situation la plus fréquente en PME, et souvent la meilleure. Le dirigeant ou le responsable métier sait ce qu'il attend, connaît ses clients et ses contraintes, et il n'a besoin que d'une trame pour ne rien oublier. Le document sort en quelques jours de travail étalés sur deux ou trois semaines, avec des allers-retours internes. La limite tient à l'expression : on écrit ce qu'on veut obtenir dans son propre vocabulaire, qui n'est pas celui d'un développeur. Un générateur de cahier des charges ou un modèle commenté comble une bonne partie de cet écart, en posant les bonnes questions dans l'ordre.

L'AMOA, quand plusieurs services doivent se mettre d'accord

Dès que le besoin traverse trois ou quatre services qui ne parlent pas le même langage, la difficulté n'est plus d'écrire mais d'arbitrer. Un profil AMOA, interne ou externe, va interroger chacun, faire remonter les contradictions, les poser sur la table et obtenir une décision avant de rédiger. Le document qui en sort est plus long, parce qu'il porte des règles de gestion et des cas particuliers que personne n'aurait spontanément énoncés. C'est aussi celui qui tient le mieux pendant la réalisation, parce que les désaccords ont été purgés avant.

Le consultant extérieur, quand personne n'a le temps

La rédaction demande de la disponibilité et de la constance : recueillir, relancer, faire relire, reformuler. Beaucoup d'entreprises n'ont personne à mettre là-dessus pendant trois semaines. Un consultant côté maîtrise d'ouvrage prend cette charge, à condition qu'il ne réalise pas ensuite le projet. C'est le cadre dans lequel j'interviens le plus souvent : je rédige, je fais valider, puis je vous laisse mettre en concurrence sans être candidat.

Le prestataire pressenti, une facilité qui coûte cher

Elle est tentante, parce qu'elle transforme une tâche pénible en réunion agréable. J'y consacre une section entière plus bas, parce que c'est le point sur lequel je vois le plus de projets se piéger sans s'en rendre compte.

À quel moment le rédiger

Le cahier des charges s'écrit après le cadrage (objectifs, cibles, budget disponible, échéance) et avant la consultation des prestataires. Il précède le devis, il ne le suit pas. Comptez deux à quatre semaines de rédaction pour un projet web courant, le temps d'interroger les parties prenantes et de faire valider le document.

Le déroulé auquel je me tiens, du début à la mise en ligne :

1. Cadrage. Pourquoi ce projet, pour qui, avec quelle enveloppe et quelle échéance. Une à deux semaines, souvent quelques réunions.
2. Rédaction du cahier des charges. Deux à quatre semaines sur un projet web courant, davantage sur un applicatif.
3. Validation et gel du document. Une version numérotée, datée, signée par ceux qui engagent le budget.
4. Consultation. Le même document part chez tous les candidats, en même temps.
5. Choix du prestataire, puis spécifications détaillées. Là seulement, le réalisateur écrit à son tour.

Deux erreurs de calendrier reviennent. Écrire trop tôt, avant d'avoir arbitré le budget et l'échéance : on produit une liste de souhaits que personne ne peut chiffrer, et qui sera de toute façon rabotée. Écrire trop tard, après avoir déjà choisi l'agence sur une conversation et une proposition commerciale : le document devient un compte rendu de ce qui a été promis à l'oral, et il perd son seul pouvoir réel, celui de faire comparer des offres sur la même base.

Le cas de la refonte mérite une nuance. Quand un site existe déjà, une partie du cadrage passe par l'analyse de l'existant : contenus à reprendre, pages qui apportent du trafic, données à conserver. Ce travail se fait avant la rédaction, sinon le document décrit un site neuf sans dire ce qu'il advient de l'ancien.

Combien de pages, selon le type de projet

Il n'existe aucune norme sur la longueur d'un cahier des charges. Les repères ci-dessous sont les miens, tirés des documents que j'ai rédigés ou relus : une dizaine de pages pour un site vitrine, plusieurs dizaines pour un e-commerce ou une application métier. Ils servent à savoir si l'on est très loin du compte, dans un sens ou dans l'autre, pas à viser un chiffre.

Je précise ce point parce qu'on me cite parfois des longueurs comme si elles faisaient règle. Elles ne viennent d'aucune source publiée, d'aucun référentiel de la profession. Ce sont des ordres de grandeur d'expérience, sur des documents mis en page de façon classique, sans annexes.

Ce qui gonfle un document, ce ne sont presque jamais les fonctionnalités visibles. Ce sont les règles de gestion (que se passe-t-il si le stock tombe à zéro pendant le paiement), les profils d'utilisateurs et leurs droits, et les échanges avec les outils déjà en place. Un e-commerce qui se contente d'un catalogue et d'un paiement s'écrit court ; le même avec des tarifs par client, des transporteurs multiples et une synchronisation d'ERP triple de volume.

Le vrai critère de longueur n'est pas le nombre de pages, c'est celui-ci : un prestataire qui ne vous connaît pas peut-il chiffrer sans vous appeler ? S'il doit poser dix questions avant de donner un prix, il manque du contenu, quelle que soit l'épaisseur. S'il chiffre sans hésiter mais que vous ne reconnaissez pas votre besoin dans sa proposition, le document est long et flou à la fois. Le périmètre fonctionnel est la partie qu'il faut soigner en priorité, avant toute considération de volume.

Quand le futur réalisateur écrit le document

Faire rédiger le cahier des charges par l'agence qui répondra ensuite à la consultation produit un document calé sur ce qu'elle sait faire, écrit dans son vocabulaire, et impossible à comparer avec d'autres offres. Chaque zone d'ombre laissée dans le texte se tranchera en sa faveur au moment de la recette.

Je ne prête aucune mauvaise intention aux agences qui le proposent. Elles le font souvent gratuitement, avec sincérité, parce qu'un besoin flou leur coûte cher à chiffrer. Le problème est structurel, et il se répète :

• Le périmètre épouse le catalogue. Ce que l'agence maîtrise devient une exigence, ce qu'elle ne fait pas devient une option hors sujet. Vous ne saurez jamais si une autre approche existait.
• La mise en concurrence perd son sens. Les autres candidats répondent à un document écrit dans les termes d'un concurrent, avec ses outils et ses briques nommées. Leurs chiffrages ne sont plus comparables.
• Les ambiguïtés jouent contre vous. Au moment de la recette, la lecture de celui qui a écrit la phrase l'emporte sur la vôtre, et le désaccord se règle en avenant.
• Vous ne possédez pas le document. Rédigé gratuitement, il reste souvent en PDF, sans version modifiable, ce qui interdit de le reprendre pour une autre consultation.

Cela dit, il existe un moment où le réalisateur doit écrire, et c'est normal : une fois choisi, il produit les spécifications détaillées, la traduction technique du besoin. La frontière entre les deux documents est expliquée dans mon guide sur le cahier des charges fonctionnel et technique. Le fonctionnel appartient au client, le technique se construit avec celui qui réalise, après signature.

Qui valide, et comment on fige le document

La validation revient à celui qui engage le budget, après relecture par les métiers concernés et par un profil technique. Le document est ensuite figé : numéro de version, date, diffusion à tous les candidats dans la même version, et toute modification ultérieure passe par un registre écrit des évolutions.

Une validation n'est pas une lecture en diagonale. J'écris systématiquement, en première page, la liste nominative de ceux qui valident et sur quoi porte leur validation : le métier valide que le besoin est bien décrit, la technique valide que les contraintes existantes sont prises en compte, la direction valide le budget et l'échéance. Chacun signe sa partie. Quand personne n'est nommé, personne n'a validé, et le document ne tiendra pas le premier arbitrage difficile.

Figer le document se fait en quatre gestes simples :

• Numéroter la version et la dater en page de garde.
• Diffuser un PDF identique à tous les candidats, le même jour.
• Répondre par écrit aux questions des candidats, et transmettre les réponses à tous.
• Tenir un registre des évolutions : chaque changement demandé après le gel y figure avec sa date, son auteur et son effet sur le budget ou le délai.

Ce registre est le document qui vous servira le plus tard dans le projet. C'est lui qui permet de répondre calmement à « ce n'était pas prévu » six mois plus tard, et de distinguer un oubli initial d'un ajout en cours de route. Pour situer cette page dans l'ensemble de la démarche, revenez au guide général sur le cahier des charges d'un projet digital.

À propos de l'auteur

Laurent Tulpan

Directeur de projet digital senior, ancien développeur et expert SEO depuis 2005. Il rédige et fait relire des cahiers des charges côté maîtrise d'ouvrage, pour des grands comptes et des PME (TF1, SFR, Orange, SNCF), puis les tient jusqu'à la recette. Découvrir son approche.